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EXTENSIONES PARA ALFRESCO


¿Por qué Alfresco como gestor documental o gestor de contenidos?

Esto no pretende ser una guía exhaustiva de las funcionalidades de Alfresco, para una guía más exhaustiva se puede consultar la página web oficial de Alfresco. En este apartado destacaremos las soluciones que Binovo ha desarrollado para alfresco, modulo al que llamamos extensiones Binovogestión.

 

  • Modulo Integración de OCR Tesseract
Durante los procesos de digitalización de documentación suele ser habitual escanear documentos a formato PDF y posteriormente subirlos a Alfresco. Idealmente al realizar estas tareas de digitalización se suele aplicar un proceso de OCR que hace que el documento PDF creado sea un documento de imagen más texto, es decir el usuario ve una copia fidedigna del documento pero en realidad existe una capa invisible de texto que contiene aquello que el proceso de OCR ha reconocido.
Podemos saber si nuestros PDF contienen o no texto simplemente abriéndolos, dándole a “seleccionar todo”, “copiar” y posteriormente dándole “pegar” en un bloc de notas. Si no se ve nada en el bloc de notas todo apunta a que lo que tenemos es un PDF de solo imagen.
Este no es el escenario ideal, lo ideal sería aplicar el OCR al escanear, ya que cuando subamos el documento a Alfresco este no encontrará texto en el documento y por tanto luego no podremos localizarlos con las búsquedas “tipo Google” basadas en el contenido.
No obstante hay veces que dichos documentos ya están escaneados, o provienen de terceros o simplemente por rapidez en el proceso no se han podido escanear con OCR. Para dichos casos en las Extensiones de Gestión realizadas por Binovo los documentos PDF se tratan de forma especial, y en el caso de localizar un PDF sin texto se le aplica a nivel de servidor un proceso de OCR, que si bien no va a reconvertir el documento en un PDF de imagen más texto, va a hacer que en las imágenes se reconozca el texto y este se incorpore al índice de búsqueda por texto.
Este proceso de reconocimiento no es tan exacto como el que podría hacerse en el momento del escaneo, principalmente por algunas carencias de Tesseract en el proceso de análisis del documento, pero al menos amplía la posibilidad de que algunos de los términos presentes en el documento puedan incorporarse al índice de búsqueda. Opcionalmente, para mejorar la eficacia y eficiencia del proceso de OCR el sistema esta pensado para poder con algunas pequeñas modificaciones incorporar otros motores de OCR.
Gracias a esto incluso aquellos documentos de tipo PDF de solo imagen pueden ser buscables.
  • Modulo OCR externo basado en Tesseract

Durante los procesos de digitalización de documentación suele ser habitual escanear documentos a formato PDF y posteriormente subirlos a Alfresco. Idealmente al realizar estas tareas de digitalización se suele aplicar un proceso de OCR que hace que el documento PDF creado sea un documento de imagen más texto, es decir el usuario ve una copia fidedigna del documento pero en realidad existe una capa invisible de texto que contiene aquello que el proceso de OCR ha reconocido.

A diferencia del módulo interno de OCR, éste esta pensado para grandes volumenes de documentos ya que el proceso de OCR se hace de forma externa evitando asi un consumo de recursos en el repositorio de Alfresco. Una vez los documentos están OCRados, el sistema se encarga de subirlos a Alfresco de forma totalmente automatizada.

Aunque en un principio este módulo se ha desarrollado con el motor de OCR basado en Tesseract, es posible utilizar con otros engines de OCR existentes en el mercado.

 

  • Módulo Buscador Alfresco Gestión
Alfresco dispone de diferentes pantallas y mecanismos para que los usuarios puedan hacer búsquedas, desde los filtros de contenido por categorías o etiquetas hasta la búsqueda “tipo Google” pasando por las pantallas de búsqueda avanzadas.
La pantalla de búsqueda avanzada por defecto en el interfaz web de Alfresco nos permite realizar búsquedas en base a algunos de los meta-datos de los documentos subidos pero hay usuarios a las que esta pantalla no les resulta intuitiva o suficientemente completa.

Por ello incorporamos un buscador adicional que al estilo de los buscadores de múltiples aplicaciones de escritorio nos permite construir la búsqueda seleccionando diferentes campos y las condiciones que estas deben cumplir.

(ver vídeo) http://www.youtube.com/watch?v=YDvsZylBd6o

(Ver vídeo) http://www.youtube.com/watch?v=MePD3c10MYU

 

  • Módulo de Enlaces entre documentos
En el interfaz web clásico de Alfresco existe la posibilidad de generar enlaces a un documento desde otro punto del repositorio. Estos enlaces se representan en el repositorio con un icono especial y al hacer clic en ellos nos llevan hasta el documento destino.
Esta funcionalidad es útil por ejemplo para poner un enlace a un documento de uso general al que tenemos que acceder con asiduidad pero que no esta en nuestra carpeta de trabajo habitual. Por ejemplo en la raíz de carpetas para gestionar un proceso podríamos tener un enlace directo al manual de calidad en el cual se explica como se debe llevar a cabo dicho proceso.
El interfaz actual de Alfresco, denominado Share, soporta este tipos de enlaces pero por defecto no ofrece ningún mecanismo para crearlos. El módulo de Extensiones de Gestión lo dota de esta funcionalidad.
  • Módulo de Gestión de expedientes
Una de las necesidades más recurrentes y solicitadas por los usuarios de gestores documentales es la de relacionar documentos entre sí, por ejemplo para indicar que un conjunto de documentos son todos parte de un mismo proceso o expediente.
Este expediente podría ser reflejado en Alfresco simplemente incluyendo todos los documentos relacionados en una carpeta común, sin embargo este enfoque se ha mostrado poco realista ya que muchas veces la estructura lógica de carpetas contraviene esto. Por ejemplo si tengo una estructura jerárquica de carpetas para gestionar toda la documentación financiera, incluidas las facturas, no tendría sentido que sacase de allí una factura concreta y la moviese a la carpeta que contiene toda la documentación de un proyecto concreto.
Este problema podríamos solucionarlo duplicando la factura, pero esto contraviene el principio de documento único que precisamente estamos buscando al instaurar una plataforma de gestión documental.
También podríamos simplemente usar uno de los enlaces mencionados en el punto inmediatamente anterior, pero en tal caso simplemente tendríamos el acceso directo al documento y al hacer clic dejaríamos la carpeta del expediente perdiendo así el rastro y la navegabilidad a lo largo del expediente.
Idealmente el documento debería estar en dos lugares a la vez (a esto se le denomina multi-filing) y aunque esto es técnicamente posible según el modelo de contenido de Alfresco sus interfaces web no lo exponen ni dan al usuario una forma sencilla de llevarlo a cabo.
Como mecanismo alternativo en Binovo hemos desarrollado un tipo de documento denominado “Expediente”.  Una vez creado un expediente podremos seleccionar documentos e indicar que son parte de ese expediente.
Los documentos de tipo “Expediente” se visualizan como un documento más en el repositorio, aunque tienen un icono característico para su fácil identificación. Al abrirlos en el interfaz web se nos muestra un resumen del expediente así como una lista que nos da acceso directo a cada uno de los documentos que forman parte del expediente. La vista resumen es imprimible y se genera a partir de una plantilla que puede ser personalizada fácilmente.
De la misma forma cuando en el repositorio estamos visualizando un documento que es parte de un expediente tenemos un acceso directo al expediente. Esto completa el círculo haciendo que sea muy simple llegar a todos los documentos que componen un expediente a partir de un documento.
Los documentos de tipo “Expediente” incluyen un título y descripción. Gracias a estos meta-datos podremos buscar un expediente concreto mediante los mecanismos de búsqueda de Alfresco. El tipo de “Expediente” esta pensado para que pueda ser extendido con meta-datos adicionales de  tal forma que para cada cliente puedan crearse tipos de expediente especializados que incorporen otros datos y criterios de búsqueda de expedientes.
  • BNV Alfresco conector. Integración con Datacap Taskmaster. BNV Invoice y BNV Note.

Mediante la plataforma de captura de documentos, Datacap Taskmaster,  se capturan los documentos en distintos formatos, tanto los que están en papel como los que están digitalizados. El conectos BNV Alfresco conector, permite una subida, exportación, de los contenidos incluidos los metadatos al repositorio de Alfresco. El conector permite multiples posibilidades de configuración en cuanto a como guardar los contenidos capturados de forma automática.

(Ver vídeo) http://www.youtube.com/watch?v=Z71g43zilzQ

  • Módulo de Descargar PDF
Alfresco permite transformar documentos entre diferentes formatos, por ejemplo puedo solicitar que se genere un archivo PDF a partir de un archivo Word que ya esta en el repositorio.
Para hacer esto en Alfresco es necesario establecer una regla o ir al interfaz web clásico y ejecutar una acción de transformación sobre el contenido.
Por comodidad, y por considerar que esta es una acción bastante convencional y habitual se ha incorporado una acción directa para la exportación a PDF desde la vista detallada de un documento.
Al hacer clic en este botón se generará una versión PDF del documento que estamos viendo y se nos descargará a nuestro ordenador.
  • Modulo Integración con API de Firma electrónica Edatalia.

La extensión desarrollada por Binovo incluye la posibilidad de poder firmar electronicamente los documentos existenten en el repositorio de forma manual y automática mediante la API de firma electrónica ecoSignature de la empresa Edatalia.

(Ver vídeo)  http://www.youtube.com/watch?v=VcPBiwcgtVQ

 

  • Módulo de gestión de ubicaciones físicas.

¿ Por qué hace falta una gestión de ubicaciones físicas en Alfresco?

Sencillamente porque las organizaciones guardan documentos físicos. El mismo documento físico almacenado, puede estar digitalizado debido a que es mas eficaz y eficiente a la hora de gestionar.Con este nuevo módulo desarrollado por Binovo para Alfresco como contenedor de los documentos digitales, los usuarios podrán reflejar la ubicación física de los documentos. Esta relación del contenido digital con su contenido físico facilita la organización documental y permite tanto buscar los contenidos por ubicaciones físicas en Alfresco como determinar la ubicación física de cualquier contenido de Alfresco.

(Ver vídeo) http://www.youtube.com/watch?v=BZPIMXs5NFE

 

  • Módulo de firma electrónica. BNV_Alfresco_Sign

Módulo de firma electrónica que funciona a partir de las versiones Alfresco 4.0. El módulo se instala siguiendo estrictamente los mismos mecanismos que marca Alfresco. Paquetes AMP.

Características funcionales del módulo de firma (BNV_Alfresco_Sign)

1- La firma se hace mediante un asistente que te guía en el camino para poder firmar documentos.
2- Posibilidad de configurar perfiles de firma- Con esta posibilidad se desactiva el asistente de firma para aquellos casos en que siempre se firma de la misma forma.
3- Firma múltiple, se puede firmar un solo documento o varios a la vez. También es posible firmar todos los documentos existentes dentro de una carpeta.
4-Los documentos pueden ser firmados n veces por distintos usuarios.
5- Para documentos PDF la firma se incrusta en el documento y podemos añadir un sello en una posición determinada del documento. Para el resto de formatos, el modulo de firma realiza una firma externa.
6- Los certificados pueden ser PFX o certificados disponibles en tarjetas PKCS#11.
7- Actualmente el sistema de PKCS#11 esta soportado para IZENPE y DNIe . A nivel mundial existen muchos proveedores y autoridades de certificación. La tecnología de firma permite incorporar otros certificados PKCS#11 que se presupuestarán aparte.
9- Firma externa- Desde Alfresco se puede enviar una solicitud a un usuario externo que le permita firmar un documento sin que este usuario externo tenga que entrar a un Alfresco para acreditarse. Con este modulo conseguimos que los documentos se puedan firmar electrónicamente sin importar que el usuario sea interno o externo, cliente, administración o cualquier persona o entidad jurídica.

(Ver Vídeo) https://www.youtube.com/watch?v=KS8-My_7aHA